Motoryzacja

Rozliczanie czasu pracy kierowców TIR – co musi wiedzieć przedsiębiorca transportowy?

cze 12, 2025

Prowadzenie działalności transportowej w zakresie przewozów międzynarodowych czy krajowych to nie tylko logistyka, zlecenia i kontrola floty. Jednym z najważniejszych, a zarazem najbardziej wymagających aspektów prowadzenia firmy transportowej jest prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowców ciężarówek. Obowiązujące przepisy są szczegółowe i ściśle kontrolowane – zarówno przez Inspekcję Transportu Drogowego, jak i Państwową Inspekcję Pracy. Jakie obowiązki spoczywają na przedsiębiorcy i na co szczególnie zwracać uwagę?

Czym jest czas pracy kierowcy?

Czas pracy kierowcy to nie tylko sama jazda, ale również wszystkie inne czynności wykonywane w związku z przewozem: załadunki, rozładunki, kontrole, oczekiwanie na dokumenty, prace administracyjne czy tankowanie. W ujęciu prawnym regulują go przede wszystkim:

Ustawa o czasie pracy kierowców (Dz.U. 2004 nr 92 poz. 879),
Rozporządzenie (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady,
Rozporządzenie (UE) 2020/1054, wchodzące w skład tzw. Pakietu Mobilności.

Każda z tych regulacji określa normy dzienne, tygodniowe i dwutygodniowe czasu prowadzenia pojazdu oraz wymagane przerwy i odpoczynki.

Jakie są limity czasu jazdy?

Najważniejsze ograniczenia to:

9 godzin jazdy dziennie, z możliwością przedłużenia do 10 godzin maksymalnie dwa razy w tygodniu,
56 godzin jazdy tygodniowo,
90 godzin jazdy w ciągu dwóch kolejnych tygodni.

Ponadto kierowca musi korzystać z regularnych przerw – co najmniej 45 minut po 4,5 godziny prowadzenia, oraz odpoczynków dobowych i tygodniowych (11 godzin dziennie, 45 godzin tygodniowo).

Naruszenie tych norm może skutkować wysokimi karami dla przewoźnika i samego kierowcy.

Tachografy i ewidencja – podstawowe narzędzia kontroli

Podstawowym źródłem danych o czasie pracy kierowcy jest tachograf – cyfrowy rejestrator aktywności, który obowiązkowo musi być zainstalowany w większości pojazdów o DMC powyżej 3,5 tony. Urządzenie rejestruje:

czas jazdy,
inne prace,
dyspozycyjność,
odpoczynek.

Kierowca jest zobowiązany do włożenia karty kierowcy do tachografu, a przedsiębiorca – do pobierania i archiwizowania danych z tachografu i karty kierowcy. Dane te powinny być analizowane i przechowywane przez co najmniej 12 miesięcy.

Obowiązki pracodawcy wobec kierowcy

Zatrudniając kierowcę, przedsiębiorca musi prowadzić pełną ewidencję czasu pracy, z podziałem na godziny normatywne, nadliczbowe, nocne i dyżury. Niezależnie od formy zatrudnienia (umowa o pracę, samozatrudnienie, umowa zlecenie), konieczne jest przestrzeganie przepisów o czasie pracy i odpoczynkach.

Do obowiązków firmy należy m.in.:

opracowanie harmonogramów tras i grafików pracy,
zapewnienie odpowiednich warunków do odbycia odpoczynków (np. zakwaterowania przy skróconym tygodniowym odpoczynku),
bieżące analizowanie wykresówek i danych z tachografów,
dokumentowanie delegacji, diet i ryczałtów za noclegi.

Jak wygląda rozliczenie miesięczne?

Rozliczając kierowcę, należy uwzględnić:

godziny pracy – zgodnie z umową i przepisami o czasie pracy,
godziny nadliczbowe i nocne,
diety (krajowe i zagraniczne),
ryczałty za noclegi,
wynagrodzenie minimalne – zwłaszcza przy trasach międzynarodowych,
dodatki za prace szczególne (np. załadunki, pilnowanie ładunku).

Rozliczenia te są często realizowane przy wsparciu wyspecjalizowanego oprogramowania – np. Tachospeed, 4Trans czy Tachomatt. Dzięki temu można uniknąć błędów i usprawnić proces przygotowywania listy płac oraz dokumentacji kadrowej.

Delegacje, diety i Pakiet Mobilności

Dodatkowym aspektem rozliczeń są świadczenia związane z podróżami służbowymi. W przewozach międzynarodowych dużą rolę odgrywa tzw. Pakiet Mobilności, który wprowadził obowiązek stosowania lokalnych stawek wynagrodzenia w krajach UE, w których kierowca wykonuje pracę.

Oznacza to, że polska firma musi nie tylko wypłacić kierowcy podstawowe świadczenia (diety, ryczałty), ale również wyrównać wynagrodzenie do poziomu obowiązującego np. w Niemczech czy Francji za czas pracy w tych krajach.

Zaniedbanie tego obowiązku może skutkować wysokimi karami przy kontrolach drogowych i audytach międzynarodowych.

Konsekwencje błędów w rozliczaniu

Nieprawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowców może prowadzić do:

kar administracyjnych (nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych),
sporów sądowych z pracownikami,
utraty reputacji firmy transportowej,
problemów podczas kontroli zagranicznych służb.

Dlatego warto wdrożyć systematyczną analizę danych, korzystać ze wsparcia doradców ds. transportu lub wyspecjalizowanych firm rozliczających kierowców.

Profesjonalizm to podstawa

Rozliczanie czasu pracy kierowców TIR to jeden z filarów prawidłowego działania firmy transportowej. Choć przepisy bywają skomplikowane, a sytuacje na trasie nieprzewidywalne, to rzetelne podejście do dokumentacji i terminowe rozliczenia pozwalają uniknąć ryzyka finansowego i prawnego.

Dla wielu firm transportowych to obszar, który warto powierzyć zewnętrznemu specjaliście lub dobrze przeszkolonej osobie w strukturach wewnętrznych. Niezależnie od wybranej ścieżki – najważniejsze to trzymać rękę na pulsie i nie odkładać obowiązków „na później”.